Zasady udostępniania i przechowywania

Zasady przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej:[1]

1. Dokumentacja udostępniana jest podmiotom i organom uprawnionym na podstawie   odrębnych przepisów, a w razie śmierci pacjenta – osobie przez niego upoważnionej do uzyskiwania dokumentacji w przypadku jego zgonu, bez zbędnej zwłoki.
2. Udostępnienie dokumentacji następuje w trybie zapewniającym zachowanie poufność  i ochrony danych osobowych.
3. Dokumentacja indywidualna wewnętrzna, a dokumentacja zbiorcza jedynie w zakresie wpisów dotyczących pacjenta, jest udostępniana podmiotom uprawnionym na ich pisemny  wniosek, w sposób określony ust 6. na podstawie decyzji dyrektora Szpitala, zastępcy  dyrektora ds. lecznictwa lub osoby przez niego upoważnionej.
4. W przypadku, gdy udostępnienie dokumentacji nie jest możliwe, odmowa wydania dokumentacji wymaga zachowania formy pisemnej oraz podania przyczyny.
5. W przypadku wydania oryginałów dokumentacji w Szpitalu należy pozostawić kopię lub pełny odpis wydanej dokumentacji. Przepis nie ma zastosowania w sytuacji, gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby narazić pacjenta na szkodę.
6. Dokumentacja medyczna jest udostępniana:
   1. do wglądu w Szpitalu, za pośrednictwem lekarza prowadzącego lub innego upoważnionego pracownika,
   2. poprzez sporządzanie jej wyciągów, odpisów i kopii, i przekazanie w zaklejonej kopercie, za potwierdzeniem odbioru podmiotowi uprawnionemu
   3. poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu  po wykorzystaniu, jeśli uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginału tej dokumentacji, po uprzednim sporządzeniu i pozostawieniu w Szpitalu uwierzytelnionego odpisu lub bardzo czytelnej uwierzytelnionej kserokopii tej dokumentacji.
7. Szpital udostępnia dokumentację medyczną:
   1. pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu, bądź osobie upoważnionej przez pacjenta,
   2. po śmierci pacjenta, prawo wglądu w dokumentację medyczną ma osoba upoważniona przez pacjenta za życia. Dokumentacja medyczna jest udostępniana także osobie bliskiej, chyba że udostępnieniu sprzeciwi się inna osoba bliska lub sprzeciwił się temu pacjent za życia, z zastrzeżeniem okoliczności wskazanych w ust. 2a i 2b ustawy,
   3. podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych,
   4. organom władzy publicznej, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych oraz konsultantom krajowym i wojewódzkim,  w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, w  szczególności kontroli  i nadzoru;
   5. w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli na zlecenie ministra właściwego do spraw zdrowia niżej wymienionym podmiotom:
      1. wojewodom;
      2. konsultantom krajowym, o których mowa w ustawie z dnia 6 listopada 2008 r.  o konsultantach w ochronie zdrowia;
      3. jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym przez tego ministra;
      4. minister właściwy do spraw zdrowia może zlecić, na podstawie umowy, odpłatne przeprowadzenie jednorazowej kontroli:
      5. organom samorządów zawodów medycznych;
      6. medycznym towarzystwom naukowym;
      7. uczelniom medycznym;
      8. instytutom badawczym;
      9. specjalistom z poszczególnych dziedzin medycyny.
   6. ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym sądom dyscyplinarnym, prokuraturom, lekarzom  sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem,
   7. uprawnionym na mocy odrębnych ustaw organom i instytucjom, jeżeli badanie zostało przeprowadzone  na ich wniosek,
   8. organom rentowym oraz zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności, w związku z prowadzonym  przez nie postępowaniem,
   9. podmiotom prowadzącym rejestry usług medycznych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów,
   10. zakładom ubezpieczeń, za zgodą pacjenta,
   11. lekarzowi, pielęgniarce lub położnej, w związku z prowadzeniem procedury oceniającej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o akredytacji w ochronie zdrowia, w zakresie  niezbędnym do jej przeprowadzenia;
   12. dokumentacja medyczna może być udostępniona także szkole wyższej lub instytutowi badawczemu do wykorzystania dla celów naukowych, bez ujawniania  nazwiska i innych danych umożliwiających identyfikację osoby, której dokumentacja dotyczy
8. W przypadku, o którym mowa w ust.6 pkt.3 wydanie oryginału może nastąpić osobie uprawnionej do reprezentowania podmiotu, na rzecz, którego następuje wydanie oryginału dokumentacji.
9. Za udostępnianie dokumentacji medycznej w sposób określony w ust. 6 Szpital pobiera  opłatę z zastrzeżeniem ust. 10
10. Maksymalna wysokość opłaty za:
    1. jedną stronę wyciągu albo odpisu dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,002,
    2.  jedną stronę kopii albo wydruku dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,00007,
    3. udostępnienie dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych – nie może przekraczać 0,0004
       – przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej “Monitor Polski” na podstawie art. 20 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło ogłoszenie.
11. Szczegółowe wysokości opłat, o których mowa w ust.10 określa odrębnym zarządzeniem dyrektor Szpitala, w cenniku usług – patrz wyżej
12. Dyrektor lub zastępca dyrektora ds. lecznictwa może podjąć decyzję o udostępnieniu dokumentacji medycznej bez obciążania opłatami, o których       mowa  w ust.10.

Przechowywanie dokumentacji medycznej:

Dokumentacja medyczna jest przechowywana przez okres 20 lat, licząc od końca roku  kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:

1. dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku  kalendarzowego, w którym nastąpił zgon,
2. zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku      kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie,
3. skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zrealizowano świadczenie będące przedmiotem skierowania lub zlecenia.:
4. dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2 roku życia, która jest przechowywania przez okres 22 lat.

Gdzie zgłosić się po dokumentację medyczną:

1. dokumentacja medyczna pacjenta, który był pacjentem Szpitala w bieżącym roku – Dział Statystyki Dokumentacji Medycznej i Archiwum – budynek A1 wejście od ul. Wazów – tel. 68 32 96 256
2. dokumentacja medyczna pacjenta, który był pacjentem Szpitala w latach poprzednich – budynek U-przyziemie, przy ul. Podgórnej – Archiwum Szpitala –tel. 68 32 96 208,
3. dokumentacja medyczna pacjenta, który był pacjentem Poradni Przyszpitalnych  – Dział Statystyki Dokumentacji Medycznej i Archiwum – budynek A1 wejście od ul. Wazów –  tel. 68 32 96 256 ( bez względu na termin udzielania  porady )
4. Wzór wniosku –  podania o udostępnienie dokumentacji medycznej oraz wysokość opłat można znaleźć  TUTAJ
5. Wnioski o udostępnienie dokumentacji medycznej po godz. 14.00 oraz w soboty i dni wolne od pracy można składać w Punkcie Informacyjnym Szpitala – budynek B wejście od ul. Wazów.

---

[1] (Podstawa prawna: art. 28 ust. 4 ustawy z dnia 6 listopada 2008r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw  Pacjenta (  (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1127 z późn. zm.).